一、归档范围与不归档范围

凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；在贯彻执行上级机关、同级机关形成的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、纪检、财务、科研、基建等工作中形成的各种门类和载体的文件材料）及各种不动产登记业务中形成的材料均属归档范围。具体范围按国家档案局制定的《机关文件材料归档和不归档范围》和不动产登记档案管理有关办法的有关规定执行。

（一）文书材料归档范围

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。

2、上级机关印发本机关的文件； 本单位负责人在上级机关会议上的发言及经验介绍等材料。

3、上级机关或负责人对本单位干部任免、奖励、处分的批复、通报、批示、讲话；普发的非本单位主管业务，但需要贯彻执行的规范性文件。

4、上级机关对本单位的调查或检查工作时的重要指示、讲话、题词等材料。

5、本单位党政会议记录及党支部形成的文件。

6、本单位召开的工作会议、专业会议的通知、名单、报告、决议、总结、纪要、领导人讲话、 重要的发言、简报、记录、录像、照片等。

7、本单位编制、汇总的工作计划、规划、安排、 意见、方案、总结等文件材料。

8、本单位制发的规定、通知等文件材料。

9、本单位编制、汇总的各种统计报表和统计资料， 财务预算决算和审计材料。

10、本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、历史沿革、大事记、年鉴以及反映本单位主要活动的照片、录音、录像等材料。

11、本单位制定的工作条例、章程、 制度、职责范围等文件材料。

12、本单位干部任免、调配、聘任、奖励、处分、党团干部工人名册、职工录用、转正、定级、调资、退职退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等有关文件材料。

13、本单位各科报送的重要工作计划、总结、报表等文件材料。

14、本单位财产、物资、档案的交接凭证。

15、本单位与外单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料由主办单位归档，非主办单位将相应的文件进行复制或以其他形式的副本归档。

（二）会计材料的归档范围

    本单位在财务管理工作中形成的各种账簿、报表、凭证等会计核算材料。

（三）声像材料的归档范围

1、反映本单位主要职能活动、工作成果、重大事件的照片；录音带、录像带、光盘等。

2、领导人、著名人物参加本单位重大活动的照片、录音带、录像带等。

3、本单位获得的荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等实物的照片。

4、本单位领导班子成员及先进人物的照片。

5、本单位办公场所、生活区等反映本单位概貌的照片、录像带、光盘等。

（四）科技材料归档的范围

上级调拨和本单位购置的各种设备、仪器订货合同、出厂合格证、使用说明书、随机技术文件、易损部件图纸、备件图纸、安装调试纪录、 总结、装箱单和开箱验收记录等。

（五）本单位形成的人事及其他专门文件材料的归档范围和档案的保管期限按国家有关规定执行。

（六）本单位对应归档电子文件的原始数据、背景信息等要进行相应归档。

（七）本单位应归档文书档案纸质文件，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

（八）不动产权属档案的归档范围：

1、不动产权利人、权属登记确权、权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件:

　　（1）不动产权利人（自然人或法人）的身份（资格）证明、法人代理人的身份证明、授权委托书等；

　　（2）建设工程规划许可证，建设用地规划许可证，土地使用权证书或者土地来源证明，房屋拆迁批件及补偿安置协议书，联建或者统建合同，翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收备案有关材料等；

　　（3）不动产买卖合同书、继承书、赠与书、析产协议书、交换协议书、调拨凭证、有关不动产转移的上级批件、有关不动产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等；

　　（4）设定不动产他项权利的有关合同、文件等。

　　2、不动产及其所占用的土地使用权权属界定位置图；房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。

　　3、不动产登记工作中形成的各种文件材料，包括登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地状况登记表、勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、登记审批表、房屋灭籍申请表、税费收据存根等。

　　4、反映和记载不动产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。

　  5、其他有关不动产权属的文件资料，包括权属冻结文件、不动产权属代管文件、历史形成的各种不动产登记证、契证、账、册、表、卡等。

（九）文书材料不归档范围

1、上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，普发性不需办理供参考文件材料。

2、上级机关发来供工作参考的抄件。

3、上级机关征求意见未定稿的文件。

4、本单位重份文件。

5、无查考利用价值的事务性、临时性文件。

6、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效的文件。

7、一般文件的历次修改、校对稿。

8、同级机关和非隶属机关发送、抄送的不需办理、无参考价值的文件材料。

9、为参考目的从各方面收集的文件材料。

10、无特殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信、电话记录。

11、本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料。

二、归档时间

（一）文书档案应于次年六月底前立卷归档完毕。凡属归档范围内的文件材料，各科室必须与次年元月底前收集齐全，向档案室移交，由档案人员负责整理。

（二）会计档案由财务部门或会计人员负责整理于次年二月底前立卷归档完毕，暂在财务部门保管一年，期满后向本单位档案室移交。

（三）声像档案由摄影者、录音者或承办科室于一项活动、一次会议结束时十天内整理完毕并编写说明后向档案室移交。

（四）业务档案在业务办理完毕十五日内按要求装订完毕入库。

不动产登记年报，每年三月中旬归档；发证记录记录簿，属于总登记的，待结束后归档，属于转移登记的，待每本簿册整理完毕后归档。

三、归档要求和份数

（一）凡属归档范围的各种门类、各种载体的文件材料资料、档案，必须由本单位档案室或档案工作人员集中统一管理， 任何科室或个人不得据为己有。

（二）归档的文件材料必须达到：齐全完整、字迹清晰、页面整洁、手续完备。

（三）声像档案的文字说明必须综合利用事由、时间、地点、人物（单位、职务、姓名、方位）、 背景、摄影（像、录音）者等六个要素，概括的揭示出声像档案所反映的全部信息。

（四）文书档案和科技档案中的永久、长期档案的卷内文件材料，凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水书写、复写纸等不耐久字迹的必须进行复制。复制件同原件一并整理归档。

（五）文书档案、会计档案、科技档案等必须使用市档案局根据国标监制的案卷封皮、卷内文件目录、备考表、 卷盒和案卷目录。

（六）归档的有关房地产权属的资料，应当是原件；原件已存城市建设档案馆或者经房地产管理部门批准认定的，可以是复印、复制件。复印、复制件应当由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件的存放处。

（七）凡是向档案室移交的档案，交接双方应清点核对并履行签字手续。

（八）各科室文件材料的立卷归档工作，受本单位档案室或档案工作人员的监督和指导。

（九）归档份数。

1、不动产权属登记档案，一般是一份。

2、重要的和利用频繁的适当增加归档份数。

四、归档手续

（一）文书档案向档案室移交案卷时，交接双方必须在移交凭据上签注姓名、时间，并对案卷负责。

检查案卷是否属于归档范围的公文，对照归档案卷的移交目录或者案卷目录（一式3份）进行质量、数量的全面检查。

对检查无误的案卷可办理移交手续，即双方都在移交目录上签字之后，各执一份移交目录，文书处理或承办科室的一份可留存备查，档案室的一份应归入全宗卷。

（二）产权档案的归档手续

移交不动产档案均应按宗编制移交清册。清册内容应包括归档号、丘号、坐落、材料数量。按丘（权）号顺序排列。清册两份，交接双方点交后签字，分别保存。移交后，发现不合格归档材料，应退回原交科室并在清册上注销，原交科室不得拒收。